O controle de atividades é um método proveitoso para monitorar a jornada de trabalho dos funcionários. É essencial que os negócios usem esse tipo de técnica para que seja tirado o máximo de produção, fazendo com que a empresa cresça bastante dentro do mercado.
E vale para qualquer tipo de negócio, até para uma empresa que trabalha com gravacoes de instrumentos cirurgicos, afinal de contas todas as companhias desejam ter um maior nível de produtividade e, com isso, conseguir um significativo aumento nas vendas.
O controle de tarefas do time é um dos maiores desafios dos líderes. Com todas as mudanças tecnológicas afetando o mundo de várias formas, o local corporativo também está sentindo efeito. Mas utilizando as ferramentas corretamente, esse processo é simples.
Um negócio que trabalha com aluguel de escritórios coworking pode usar a técnica para que saia bem organizado. Dado que fazer um acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores é algo essencial, ainda mais para esse formato de negócio, por exemplo.
Hoje em dia, as ligações profissionais têm se atualizado de modo constante e o home office está se espalhando cada vez mais. Assim, é muito fundamental ter boas estratégias para gerenciar bem as tarefas e manter a produtividade do time com taxas altas de entrega.
No dia a dia do gestor empresarial, a gestão de atividades dos funcionários é uma das funções mais essenciais. Com um ótimo acompanhamento, é possível aumentar muito a produtividade e melhorar o planejamento estratégico e os resultados dos negócios.
Porém, isso nem sempre é uma tarefa simples. Visto isso, neste artigo, será abordado o conceito, a necessidade, as vantagens e algumas maneiras de fazer esse controle. Ainda mais para um negócio que trabalha com serviço de suspensões automotivas.
É importante ressaltar que quanto maior o volume de profissionais a serem controlados, mais trabalho o líder vai ter para fazer o monitoramento. Então, vai ser necessário encontrar uma forma mais prática e eficaz para entender o que cada um deve fazer no dia a dia.
E sabe-se que a tecnologia tornou-se algo indispensável na rotina de todo negócio. Com este conteúdo, será possível entender por que é fundamental aderir ao gerenciamento de tarefas e vão ter algumas dicas de como fazer um aprimoramento da gestão de pessoas.
Uma empresa que faz filmes de polietileno já compreende que, ao investir bem em fazer uma boa gestão de tarefas, isso vai fazer a empresa alavancar muito dentro do seu mercado de atuação. E, assim, possibilitando melhorias para ter bons gestores.
Conceito de controle de atividades
Antes de avançar no tema, é muito essencial que se entenda o que é o conceito por trás do controle de atividades. Em ideias simples, ele é o grupo de ações que têm o foco de monitorar o trabalho do time e o cumprimento das demandas diárias.
Ou seja, é a estratégia para analisar como está a produção do time e o andamento dos projetos. A prática é crucial para que líderes possam compreender como está a produtividade dos funcionários.
Assim, é possível ordenar melhor as tarefas e usar índices para ter uma visão mais ampla no que diz respeito ao planejamento. Além disso, os funcionários também se beneficiam.
A importância de ter controle dos afazeres
Agora que já se entende o que é o controle de atividades, é o momento de saber os impactos positivos que a prática deve ter no seu negócio.
Além do que já foi falado sobre acompanhamento das demandas e desenvolvimento dos projetos, há ainda diversos benefícios que essa atividade traz consigo. Entretanto, há três vantagens centrais que merecem maior destaque para serem mostradas. E elas são:
Clareza a respeito da produtividade
Muitas vezes, é comum ver líderes que gostariam de realizar uma avaliação em relação ao trabalho dos colaboradores, mas não dispõem de dados para tal. Isso quer dizer que não há como realizar uma avaliação concreta.
Assim, cria-se a chance de existirem erros de julgamento com relação ao desempenho de um colaborador. Por isso, é extremamente fundamental ter essa clareza.
Criar planejamentos mais assertivos
A corporação que deseja dar os próximos passos para o crescimento necessita de planejamento para isso. Essa etapa inclui pensar nas fases de crescimento, do curto ao longo prazo e assim por diante.
Compreensão dos funcionários sobre seus papéis
Não são só os gestores que tiram vantagem do controle de atividades, os funcionários também só têm a se beneficiar com ele. Embora, em primeiro momento, possa haver algum desconforto sobre ser avaliado, porém, a realidade se apresenta bem diferente disso.
Como fazer isso corretamente?
É muito fundamental ressaltar que para o controle de atividades funcionar bem, não é só colocá-lo em prática. É imprescindível ter uma boa estratégia. Para isso, há cinco eixos que vão necessitar do foco da empresa, que são:
- Fazer a gestão de tarefas;
- Definir as métricas;
- Determinar bem os prazos;
- Analisar os resultados;
- Rer atenção à comunicação interna.
Essas cinco áreas necessitam estar alinhadas para que o planejamento possa fluir de modo mais natural e eficaz.
1. Ser bem específico com as tarefas
O controle de atividades eficiente tem começo, de fato, na definição das tarefas e atribuições para o time. Assim, é possível ter entendimento sobre o que deve ser feito.
Desse modo, cada membro do time vai saber exatamente a sua responsabilidade e o gestor terá como realizar um monitoramento mais efetivo do andamento. Por isso, um negócio que trabalha com a venda de peça para caminhão deve implementar esse elemento.
2. Ter indicadores de performance
Como já é sabido, é muito comum ver líderes que não entendem como fazer uma avaliação da performance de um funcionário. Uma das razões para isso é a falta de métricas de produção.
Por isso, no controle de atividade é de grande importância que tenham indicadores para tal. Isso quer dizer definir métricas de performance e saber as porcentagens de andamento das tarefas.
Nesse caso, é essencial ter Key Performance Indicators, ou KPIs, que em português significa Indicadores-chave de Performance. E eles consistem na criação de metas específicas para medir a evolução das tarefas.
3. Criar prazos
Outro número importante aqui são os prazos. Não adianta passar as tarefas e não criar datas para a finalização delas. Portanto, uma empresa de cartuchos para impressora deve criar prazos reais e atingíveis é muito essencial.
Essa definição deve ser clara e respeitar as atuais demandas de cada área. Assim, os líderes podem deixar o time mais livre para achar as melhores soluções, sem a necessidade de ficar sendo cobrado de modo muito constante.
4. Fazer os acompanhamentos constantes
Realizar a atribuição de atividades, a definição de prazos e o estabelecimento de métricas é essencial, mas caso não se tenha acompanhamento constante desses pontos, vão ter pouco impacto na rotina de trabalho.
Com isso, é possível saber de modo claro o encaminhamento das tarefas, onde estão existindo os obstáculos e como achar soluções rápidas para eles. Para isso, é muito importante contar com a ajuda da tecnologia para ver o contexto total das atividades.
5. Dar valor a comunicação interna
Comunicação interna é crucial para o bom funcionamento do negócio. Além de manter o time engajado e, principalmente, alinhado. Por isso, esse aspecto necessita ser tratado com foco em todos os aspectos do planejamento e mais ainda no controle de atividades.
Dicas de como implementar na prática
Como foi possível perceber ao longo deste artigo, ter um bom controle de atividade é indispensável para uma boa gestão, mas pode ficar a dúvida de como pôr isso em prática, sendo assim, algumas dicas se fazem relevantes:
- Entender como planejar;
- Saber antecipar os erros;
- Usar ferramentas que facilitem o trabalho;
- Compreender como se comunicar de modo claro e conciso.
Essas são as dicas que podem ser apresentadas para que um negócio possa implementar o controle de atividades. Serve também para uma empresa que trabalha como distribuidor de skafe.
Considerações finais
O controle de atividades funciona para acompanhar o cumprimento das tarefas e o trabalho dos times. Quando bem realizado, ele eleva a produtividade dos profissionais e todos os resultados da empresa.
Para tanto, existem algumas práticas fundamentais, como a gestão de tarefas, a definição de dados e o uso de tecnologias. Se o profissional é um gestor com alguma dificuldade em fazer o controle de tarefas, deve verificar onde estão as falhas.
Dessa forma, um negócio que trabalha com consertos de televisão necessita construir bem um controle de atividades, para que tudo saia como o esperado.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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